Функция управления – контроль.

Контроль как функция управления;

Цель функций контроля и регулирования – обеспечение эффективного осуществления всех основных функций менеджмента.

Контроль – постоянный процесс, обеспечивающий достижение организацией принятых целей развития путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.

Контроль – комплексная функция, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.

Задачи контроля:

– сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);

– оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция – оценка);

– анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);

– прогнозирование последствий сложившейся ситуаций и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.

Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс непрерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов деятельности организации с целью облегчения, выполнения управленческих задач.

Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие методы.

В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Функция «контроль» переходит в функцию «регулирование» в момент принятия и реализации решений по корректированию выявленных отклонений.

«Контроль» выступает как функция обратной связи в процессе управления: информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления.

Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента.

По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т. е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Как видно из определения, контроль имеет меньшее отношение к отдаче приказов сотрудникам и большее – к процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов удовлетворения потребностей внутренней и внешней среды.

Слово «контроль» первоначально использовалось в бухгалтерском учете для отражения практики хозяйственной деятельности организации. Именно этим значением пользуется некоторая часть управляющих и теоретики бизнеса.

Однако функцию контроля в классическом менеджментеследует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).

Некоторые организации создали целые системы контроля, их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т. е. система контроля обеспечивает обратные связи между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот, кто владеет современными и точными системами контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния (результаты), либо усилить действие, если результаты позитивные.

В процессе контроля можно получить ответ на следующий вопрос: чему мы научились? Что в следующий раз следует делать иначе? В чем причина отклонений от намеченного? Какое воздействие оказал контроль на принятие решений? Было ли воздействие контроля позитивным или негативным? Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

В практике управления существует своего рода технология контроля (рис. 4.17).

Однако, независимо от применяемой технологии, конечная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.

Рис. 4.17. Технология контроля

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии (рис. 4.18):

1) эффективность контроля – определяется успешностью, полезностью контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

2) эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);

3) выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений, выработке эффективных решений;

4) определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Рис. 4.18. Требования-критерии контроля

Различают следующие виды контроля: предварительный, текущий, заключительный (табл. 4.6).

Таблица 4.6. Характеристика основных видов контрольной деятельности

Функция управления – контроль

Контроль – процесс обеспечения достижения организацией своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть.

Функция контроль – состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. Эта функция наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям. Контроль как функция менеджмент представляет собой взаимосвязь целей, задач, видов и характеристик данного процесса.

Контроль – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.

Содержание контроля как функции управления заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.

Контроль — комплексная функция, включающая учет, оценку и анализ.

Комплексность контроля реализуются по следующим направлениям:

• сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);
• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (оценка);
• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).

Значение контроля в системе управления заключается в том, что он:

• завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента;
• производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Управленческий контроль направлен как вовнутрь, так и вовне организации. Непрерывность ее деятельности требует, чтобы контроль был бы в целом непрерывным процессом, хотя в ряде случаев допустим эпизодический контроль.

Контроль классифицируется по объектам приложения, стадии их жизненного цикла, по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный), степени охвата (сплошной или выборочный), необходимости разрушения этих объектов (требуется или нет).

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

• диагностическую, помогающую изучить реальное положение дел в организации и выявить резервы;
• коммуникативную (установление и поддержание обратной связи);
• ориентирующую, на что нужно обращать особое внимание;
• стимулирующую к более эффективной и качественной работе, так как по его итогам могут иметь место поощрение или наказание;
• корректирующую на основе полученных результатов дальнейшую работу.

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и пр.

Контроль, без которого в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация, решает в системе управления несколько задач.

Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы.

Во-вторых, контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

В-третьих, итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

В-четвертых, контроль позволяет скорректировать текущее положение дел, создать необходимые предпосылки для стимулирования.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим,то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события – это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.

Такой контроль не под силу одному человеку, или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль – это само­контроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей.

Контроль как функция управления

Понятие, цели и задачи контроля в организации.

Модели и этапы процесса контроля.

Структурные уровни и элементы контроля.

Формы и методы контроля.

1.Понятие, цели и задачи контроля в организации. Управленческий контроль как система.

Контроль – это процесс, при помощи которого, руководство организации определяет: правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

Необходимость контроля обусловлена двумя факторами:

Индивидуальные и организационные цели обычно различаются (отсюда надо, чтобы члены организации работали ради целей организации);

Между временем, когда цели формулируются и когда они реализуются существует определенный интервал. В течение этого времени непредвиденные обстоятельства могут вызвать отклонение между желаемым и действительными результатами.

Понятие контроля можно интерпретировать как в узком смысле — как один из этапов процесса управления или как одна из его функций (такой подход распространен на начальных стадиях развития науки об управлении), так и в более широком смысле как систему (входящую в систему управления организацией), состоящую из ряда элементов.

Управленческий контроль организации в узком смысле — это осуще­ствление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъек­тами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

а) определение фактического состоя­ния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

б) сравнение фактических данных с – требуемыми, т.е. с базой для срав­нения.

В узком смысле цель контроля — информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. При этом, информационная прозрачность отражает степень управляемости объекта, т.е. в какой степени в результате управления обеспечивается поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответству­ющий момент времени.

в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;

г) выявление причин данных отклонений.

К функциям контроля можно отнести оперативную, упорядо­чивающую, превентивную, коммуникативную, информативную и защитную.

Особенность кон­троля заключается в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирова­ния, учета и т.п.) обязательно интегрирована с – контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль организации является:

неотъемлемым элементом каж­дой стадии процесса управления;

«обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

Для того чтобы глубже понять сущность контроля, раскрыть механизм функционирования выражаемых им отношений, выявить специфические особенно­сти различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.

В широком смысле управленческий контроль – представляет собой систему, состоящую из элементов вхо­да (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информа­ционно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контро­ля, система учета.

Эффективная система контроля предусматривает определенные цели и задачи.

Основными целями являются:

а) сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации;

б) своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде;

в) обеспечение эффек­тивного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Достижение целей системы, как известно, обеспечивается реализацией задач, которые заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

соответствие деятельности органи­зации принятому курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и страте­гии;

устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и право­вой точек зрения;

сохранность ресурсов и потенциала организации;

должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информа­ции для принятия эффективных управленческих решений;

безошибочность регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации — наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

соблюдение работниками организации установленных админис­трацией требований, правил и процедур — положений о подразделениях, должно­стных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распо­ряжений;

соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами мест­ного самоуправления.

Эти и многие другие задачи обусловливают создание в органи­зации эффективной контрольной системы.

Результативность контроля характеризуется снижением потерь, т.е. ущерба, обусловленного функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсут­ствия контроля и при его наличии). Затраты на создание и функционирование системы вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств (направленных на ее создание и поддержание) не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсут­ствия.

Время, когда контроль осуществляется, это важнейший фактор в его системе. В идеале, контроль должен выявить проблему до того как она станет слишком серьезной, но часто это невозможно.

В зависимости от времени проведения различают контроль:

Предварительный Текущий Заключительный

Контроль, который выявляет потенциальные проблемы и предупреждает их появление, называется предварительным (опережающим, превентивным). Обычно он осуществляется в форме определенной политики, процедур, правил. Применяется он, прежде всего, по отношению к трудовым, финансовым и материальным ресурсам.

Текущий контроль осуществляется в процессе работы, и корректирующие действия могут быть предприняты сразу при обнаружении отклонения. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Заключительный (исторический) контроль осуществляется после окончания работы и прошествия некоторого отведенного для нее времени. Он корректирует результаты через некоторый значительный период времени после завершения работы. Например, финансовый контроль (баланс, доходы, платежеспособность).

Заключительный контроль имеет две важные функции:

дает информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

способствует мотивации. Если руководство организации связывает вознаграждения с достижением определенных результатов, то фактически достигнутые результаты надо измерять точно и объективно. Измерять результаты и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

Модели и этапы процесса контроля.

Известны две модели контроля традиционная и политическая. Традиционная модель характерна практически для всех организаций бизнеса. Он предполагает:

Ясность целей организации

Измеримость этих целей

Возможность измерения результатов деятельности.

Хофстед доказал, что традиционная модель контроля не подходит для деятельности многих организаций, таких как: общественные организации, школы, ассоциации, больницы, милиция и правоохранительные организации, некоторые поддерживающие виды деятельности в промышленных организациях (управление персоналом).

В таких организациях более подходит политическая модель контроля. В них отсутствуют четкие, согласованные и стабильные цели и нет возможности измерить результаты. Например, как мы можем определить эффективность работы органов внутренних дел? Всем понятно, что конечной их целью является предотвращение преступлений. Но, как мы действительно можем определить, что цель достигнута? В лучшем случае косвенными измерениями, включающими в себя количество сообщений о преступлениях, арестов, штрафов. Эти показатели могут и не сказать нам о реальной эффективности работы милиции.

Политическая модель контроля основана на идее, что решения являются результатом переговоров и суждений больше, чем на согласованной информации. Главную роль в политической модели играют индивидуальные ценности и групповые нормы в распределении ресурсов и оценке направления деятельности, которое используется. С точки зрения Хофстеда, единственный контроль возможный в такой ситуации: были ли ресурсы действительно потрачены или нет, не были ли фонды присвоены. Это вопрос доверия в части касающейся ответственности за выполнение тех или иных программ.

Традиционный процесс контроля можно разделить на ряд этапов:

установка стандартов – конкретных поддающихся измерению показателей

информирование о них сотрудников;

установление масштаба допустимых отклонений;

измерение результатов и сравнение их со стандартами;

сообщение полученных данных сотрудникам;

действия: а) ничего не предпринимать, б) устранить отклонения, в) пересмотреть стандарт.

Рисунок 1 – Модель процесса контроля.

Рекомендации по эффективному контролю:

УСТАНАВЛИВАЙТЕ ОСМЫСЛЕННЫЕ СТАНДАРТЫ, ВОСПРИНИМАЕМЫЕ СОТРУДНИКАМИ.

УСТАНАВЛИВАЙТЕ ДВУСТОРОННЕЕ ОБЩЕНИЕ

ИЗБЕГАЙТЕ ЧРЕЗМЕРНОГО КОНТРОЛЯ

УСТАНАВЛИВАЙТЕ ЖЕСТКИЕ, НО ДОСТИЖИМЫЕ СТАНДАРТЫ

ВОЗНАГРАЖДАЙТЕ ЗА ДОСТИЖЕНИЕ СТАНДАРТА

Характеристики эффективного контроля:

Ориентация на результаты

Соответствие делу (осуществляемому виду деятельности)

Структурные уровни и элементы контроля.

Один из актуальных вопросов теории и практики контроля — его структур­ные уровни или элементы. Рассмотрим их подробнее.

Источники:

http://studopedia.su/11_126878_kontrol-kak-funktsiya-upravleniya.html

http://infomanagement.ru/lekciya/Kontrol

http://studfile.net/preview/6008409/