Как вести кадровый учет. Оформление на работу директора

Как оформить на работу генерального директора?

Всем известно, что руководитель организации имеет особый статус. Однако при оформлении трудовых отношений необходимо соблюдать требования Трудового кодекса РФ, которые распространяются на всех работников независимо от должности. Как же оформить генерального директора на работу?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

Назначение на должность генерального директора происходит на основании решения участников (акционеров) юридического лица на общем собрании. Как только решение общего собрания участников (акционеров) об избрании или назначении руководителя организации будет принято и закреплено в протоколе, с руководителем (директором, генеральным директором, председателем кооператива) необходимо заключить трудовой договор, поскольку, в соответствии со ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании такого договора.

Трудовой договор с руководителем составляется в письменной форме в двух экземплярах (один для работника, другой для работодателя) (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

В общем случае стороны разрабатывают форму трудового договора самостоятельно с учетом требований ст. 57 и гл. 43 ТК РФ. Заметим, что с 1 января 2013 г. вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, согласно которым Правительство РФ наделено полномочиями утверждать типовую форму трудового договора с руководителем государственного (муниципального) учреждения (ч. 3 ст. 275 ТК РФ). Постановлением Правительства РФ от 12.04.2013 № 329 «О типовой форме трудового договора с руководителем государственного (муниципального) учреждения» утверждена такая форма и разъяснения по ее применению.

Кто подписывает трудовой договор?

Согласно ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2012; далее — Федеральный закон № 14-ФЗ) в обществах с ограниченной ответственностью трудовой договор от имени общества может быть подписан:

В акционерных обществах трудовой договор с избранным руководителем от имени общества подписывает председатель совета директоров (наблюдательного совета) или лицо, уполномоченное советом директоров (наблюдательным советом) общества (п. 3 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», в ред. от 05.04.2013).

В соответствии с подп. 7 п. 1 ст. 20 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 03.12.2012) трудовой договор с руководителем унитарного предприятия заключает собственник имущества такого предприятия.

А если директор — единственный участник?

Но не так все просто с заключением трудовых отношений с директором, если он одновременно является единственным участником организации. В этом случае трудовой договор с таким директором также может быть заключен: нормативно-правовых актов, содержащих запрет или ограничение на заключение договоров с такой категорией работников, нет.

В установленном ч. 8 ст. 11 ТК РФ перечне лиц, на которых не распространяется трудовое законодательство, не указан руководитель организации — единственный участник общества. Таким образом, деятельность единственного участника в качестве руководителя организации является трудовой и подлежит оформлению соответствующим договором. Однако в ч. 2 ст. 273 ТК РФ такое исключение установлено.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА. Однозначное предписание о необходимости заключать трудовой договор с руководителем организации — единственным собственником имущества этой организации отсутствует. Во всяком случае, в ч. 2 ст. 273 ТК РФ указывается, что положения гл. 43 ТК РФ не распространяются на руководителей организаций, которые являются единственными участниками (учредителями), членами организации, собственниками ее имущества. Следовательно, не распространяются на них и положения о заключении трудового договора.

Минздравсоцразвития России[1] было высказано мнение, что с руководителем организации, который является единственным учредителем (участником), членом организации, собственником ее имущества, трудовой договор не заключается. Аналогичное мнение выражено и Рострудом[2].

Об обратном говорят арбитражные суды: единственный участник общества имеет право на получение пособий и прочих трудовых гарантий и льгот[3].

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА. Минздравсоцразвития России все же признал правомерность таких трудовых договоров в разъяснении об обязательном страховом обеспечении по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством руководителей организаций, являющихся их единственными учредителями (участниками), членами организации и собственниками ее имущества (утверждено Приказом от 08.06.2010 № 428н).

В качестве работодателя в данном случае выступает юридическое лицо, организация (ст. 20 ТК РФ). А заключает (подписывает) трудовой договор с руководителем физическое лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

В качестве примера можно привести следующую запись в трудовом договоре:

«Общество с ограниченной ответственностью «Турин», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице учредителя ООО «Турин» Перова Ивана Михайловича, действующего на основании Устава и решения единственного учредителя от 23.04.2011 № 1, с одной стороны, и Перов Иван Михайлович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

Работник принимается на работу на должность директора…»

СРОК ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

С генеральным директором, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, может быть по соглашению сторон заключен трудовой договор как на определенный срок, так и на неопределенный. При этом срочный трудовой договор может быть заключен независимо от организационно-правовой формы и формы собственности организации (абзац 8 ч. 2 ст. 59 ТК РФ).

Например, в обществах с ограниченной ответственностью руководитель избирается или назначается на срок, определенный уставом или советом директоров (наблюдательным советом) общества, если решение этого вопроса отнесено к компетенции совета (п. 1 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ). Председатель сельскохозяйственного кооператива избирается на срок не более пяти лет (п. 2 ст. 26 Федерального закона от 08.12.1995 № 193-ФЗ «О сельскохозяйственной кооперации», в ред. от 03.12.2011).

Следует учитывать, что срок действия срочного трудового договора определяется уставом организации или соглашением сторон (ч. 1 ст. 275 ТК РФ). Этот срок, а также обстоятельства (причины), являющиеся основанием для заключения договора на определенный период, должны быть указаны в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

ПОДРОБНЕЕ О ДОКУМЕНТАХ

Прием на работу оформляется приказом по унифицированной форме № Т-1 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). При этом форму можно дополнить строкой, в которой указывается наименование документа, на основании которого назначен (избран) руководитель[4].

Заметим, что основанием для издания приказа о приеме на работу является заключенный трудовой договор. Протокол (решение, распоряжение собственника имущества организации) об избрании или назначении лица руководителем организации является основанием для заключения трудового договора[5].

Дополнение унифицированных форм в бюджетных организациях производится в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20). Добавление реквизитов в формы без издания распорядительного документа руководителя не допускается[6].

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 1 января 2013 г. применение унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, является обязательным только для государственных организаций. Негосударственные организации обязаны утверждать локальные унифицированные формы первичных учетных документов. Разумеется, можно продолжать использовать прежние унифицированные формы в первоначальном или усовершенствованном виде, утвердив их применение приказом руководителя организации.

Приказ о приеме руководителя организации подписывает сам вновь избранный/назначенный руководитель как единоличный исполнительный орган. По общему правилу с этим документом работник должен быть ознакомлен в трехдневный срок со дня фактического начала работы[7].

Читать еще: Оглушение согласных в конце слова. Профилактика нарушения письменной речи

Трудовую книжку руководителя заполняет лицо, ответственное за работу с трудовыми книжками, не позднее недельного срока со дня приема на работу. Ответственное лицо назначается приказом руководителя организации[8].

Все записи о выполняемой работе вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя[9].

Трудовая книжка заполняется в соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек[10]. Согласно этому пункту, в графу 4 трудовой книжки вносится наименование, дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Стоить обратить внимание, что при заполнении трудовой книжки руководителя в указанную графу можно дополнительно вписать и реквизиты протокола (или решения, если руководитель является единственным учредителем).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Компания обязана сообщить о назначении генерального директора в налоговые органы. В соответствии с п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в ред. от 29.12.2012) юридическое лицо обязано сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения об изменении сведений о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, в течение трех дней с момента изменения этих сведений по Форме Р14001[11] (госпошлина не уплачивается).

Напомним также, что генеральный директор имеет право первой подписи на документах организации, поэтому с момента назначения директора нужно произвести замену банковской карточки с образцами подписей и оттиска печати. Об этом говорится в п. 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (в ред. от 28.08.2012). Форма банковской карточки приведена в Приложении к указанной Инструкции Банка России.

Организация должна представить в банк:

Таким образом, процесс оформления на работу руководителя организации во многом похож на подобные процедуры для других работников, однако кадровикам не следует забывать об особенностях, связанных с его особым статусом.

[1] Письмо 18.08.2009 № 22-2-3199.

[2] Письмо от 28.12.2006 № 2262-6-1.

[3] Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 09.11.2010 по делу № А45-6721/2010, ФАС Дальневосточного округа от 19.10.2010 № Ф03-6886/2010 по делу № А73-2821/2010 и др.

[4] Одновременно новый руководитель подписывает свой первый приказ по основной деятельности: о том, что он принимает на себя обязанности. — Примеч. науч. ред.

[5] Примеч. науч. ред.

[6] Включение дополнительных строк в реквизит «Текст» не требует утверждения распорядительным документом. — Примеч. науч. ред.

[7] Необходимость ознакомления руководителя организации с собственным приказом не безусловна. — Примеч. науч. ред.

[8] Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», в ред. от 25.03.2013; далее — Правила ведения трудовых книжек).

[9] Пункт 10 Правил ведения трудовых книжек.

[10] Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

[11] Утверждена Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439 (в ред. от 09.03.2010).

А. А. Агеев, эксперт Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 8, 2013.

Как оформить кадровые документы на руководителя

При оформлении кадровых документов на руководителя организации возникает очень много вопросов. А уж если речь идет о ситуации, когда руководитель одновременно является еще и единственным собственником и учредителем организации, то многие бухгалтеры оказываются просто в патовой ситуации. Действительно, как в таком случае оформлять приказы и договоры, кто их подписывает? Все такие сложные случаи мы собрали в одну статью.

Нужен ли договор

Начнем с вопросов о приеме руководителей на работу. С точки зрения Трудового кодекса, руководитель — такой же работник, как и любой другой. Соответственно с ним нужно заключить трудовой договор. При этом долгое время спорным оставался вопрос о трудовом договоре с руководителем, который является единственным участником организации, то есть, фактически ее собственником. Так, изначально с ними было рекомендовано заключать трудовые договоры. Однако в конце 2006 года Роструд выпустил письмо, в котором дал прямо противоположную рекомендацию — дескать, единственный учредитель не может быть работником организации в силу стать 273 ТК РФ (см. письмо Роструда от 28.12.06 № 2262-6-1). Данное письмо вызвало множество проблем с расходами на заработную плату таким руководителям. И данного подхода контролирующие ведомства придерживались достаточно долго (см., например, письмо Минздравсоцразвития России от 18.08.09 № 22-2-3199).

Но все течет, все меняется. И сегодняшняя практика вновь вернулась к тому, что с директором в любом случае заключается трудовой договор, даже если он является единственным учредителем организации. Обосновывается такой подход необходимостью обеспечить руководителю социальные и трудовые гарантии (см. приказ Минздравсоцразвития России от 08.06.2010 № 428н)*.

Итак, с необходимостью заключения договора определились. Но возникает логичный вопрос — кто же подпишет этот договор со стороны организации? Тут возможны варианты. Так, если речь идет об организациях, где количество участников более одного, то от имени ООО договор подписывает лицо, председательствовавшее на общем собрании участников, на котором избран руководитель, либо иное лицо, уполномоченное на то решением общего собрания участников (ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). А от имени акционерного общества — председатель совета директоров или иное лицо, уполномоченное советом директоров (п. 3 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Если же директор является единственным учредителем, то договор он заключает как бы сам с собой. Только в одном случае он выступает от имени юридического лица-работодателя, а в другом — от имени физического лица-работника. Формулировка договора, конечно, получается несколько необычной «Общество с ограниченной ответственностью «Класс», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице единственного участника Носова П.Н., действующего на основании Устава общества и Решения единственного учредителя от 26.04.2011 № 12, с одной стороны, и Носов Павел Николаевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны…». Но Трудовому кодексу такая формулировка не противоречит. Согласно мнению ВАС РФ, полномочия у руководителя организации появляются с момента принятия решения уполномоченным органом о наделении лица полномочиями руководителя (решение ВАС от 29.05.06 № 2817/06). А значит, он вполне может подписать от имени организации трудовой договор о своем назначении на должность.

Срочный, но долгий

Остановимся на сроке трудового договора с руководителем. Во многих организациях высшее должностное лицо назначается на определенный срок. Данное обстоятельство дает право заключить с руководителем срочный трудовой договор (ч. 1 ст. 275, ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

При этом срок договора должен быть равен сроку полномочий. Поэтому в данном случае срочный трудовой договор можно заключить и на период, превышающий пять лет, установленные в Трудовом кодексе в качестве максимальной продолжительности для таких договоров. Дело в том, что сам Трудовой кодекс содержит на этот случай оговорку: если другой срок устанавливается Трудовым кодексом или иным федеральным законом. Законы об ООО и об АО, на основании которых руководитель избирается на определенный срок, как раз относятся к подобным федеральным законам.

Читать еще: Латынь, как основа современных языков. Для всех и обо всем

Приказ: один или два?

На основании заключенного с руководителем трудового договора оформляется приказ. И здесь тоже возникают вопросы. Например, должен ли это быть обычный унифицированный приказ о приеме на работу по форме № Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1)? Ведь приказ зачастую требуют банки, суды и прочие госорганы для подтверждения полномочий руководителя. А форма Т-1, скорее, внутренний документ, не рассчитанный на постоянную огласку, хотя бы потому, что содержит сведения об окладе руководителя. Тем не менее, издать такой приказ все же нужно — ведь никаких исключений для руководителя Госкомстат не сделал.

Поэтому после заключения трудового договора готовим стандартный приказ о приеме на работу. Подписывает его то же самое лицо, что и трудовой договор (т.е. либо уполномоченное общим собранием или советом директоров, либо сам принимаемый на работу руководитель).

А вот для «внешних» контактов можно оформить еще один приказ — о вступлении в должность (письмо Роструда от 19.12.07 № 5205-6-0). В нем надо указать, с какой даты и на основании какого решения руководитель имеет право действовать от имени организации.

Не забудьте, что в трудовой книжке руководителя надо будет сделать ссылку именно на унифицированный приказ. Кроме того, в трудовой книжке можно указать и реквизиты решения уполномоченного органа о назначении руководителя (письмо Роструда от 22.09.10 № 2894-6-1).

Аналогичный вопрос, кстати, возникает и в случае с предоставлением руководителю отпуска. Многие руководители практикуют издание приказа о своем отпуске не по унифицированной форме (№ Т-6), а в свободной с формулировкой вроде: «Убываю в отпуск, полномочия возлагаю на Петрова».

Однако такой подход является неверным и нарушает трудовое законодательство (а значит, чреват штрафом). Поскольку руководитель такой же сотрудник, как и другие, его отпуск должен быть отражен в графике отпусков; руководителя также надо предупредить о предстоящем отпуске за две недели и выплатить ему деньги за три дня до отпуска; а о самом отпуске составить приказ по унифицированной форме. Решить же вопрос о передаче полномочий директор может отдельным распоряжением.

А вдруг ему нельзя?

Отдельно несколько слов надо сказать об обязанности, которую необходимо выполнить при приеме руководителя на работу. Речь о проверке права руководителя занимать свою должность. Ведь в России уже давно действует Кодекс об административных правонарушениях, и одно из наказаний, которые он предусматривает — дисквалификация руководителя. Это значит, что данного человека в период дисквалификации запрещено принимать на руководящие должности.

Одновременно создана единая база, в которую заносятся сведения обо всех подвергнутых данному наказанию. Вот справку из этой базы и полагается запросить при приеме на работу руководителя (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Выдают ее в Информационных центрах (зональных или региональных) МВД по местонахождению организации (узнать телефон ИЦ можно, позвонив в дежурную часть подразделения МВД по местонахождению организации). Стоимость справки составляет 1 МРОТ, а если за ней обращается сам претендент в руководители, то услуги ИЦ бесплатны. Форма заявления о выдаче справки утверждена приказом МВД РФ от 22.11.06 № 957.

За прием на работу руководителя без такой справки штраф не установлен, однако если выяснится, что руководитель дисквалифицирован, то штраф для организации составит 100 000 рублей (ст. 14.23 КоАП РФ).

Платить ли зарплату?

Вопреки распространенному мнению, что директору-учредителю зарплату платить не обязательно, ибо он получает доходы от всей деятельности организации, это не так. Поскольку с руководителем заключен трудовой договор, то ему положена заработная плата. При этом размер оплаты труда при полной выработке не может быть менее МРОТ. Максимальный размер оклада руководителя не ограничен (ст. 145 ТК РФ). Но в любом случае размер оплаты труда руководителя должен соответствовать штатному расписанию. Про это тоже не стоит забывать.

Совместительство

Есть особенности и в оформлении руководителя по совместительству. Тут надо учитывать, что если сотрудник занимает руководящую должность в одной организации, то устроиться по совместительству в другую (на любую должность) он может только с разрешения своего первого работодателя (ч. 1 ст. 276 ТК РФ). А вот в обратную сторону это правило не работает. То есть сотрудника можно принять руководителем по совместительству без всяких разрешений (при условии, конечно, что на основной работе он не является директором).

Не работает правило о разрешении и в случае, если речь идет о руководителе организации, являющемся ее единственным участником (членом, учредителем). Такой директор может устраиваться по совместительству в другие организации без всяких ограничений, не обременяя себя выписыванием разрешений (ч. 2 ст. 273 ТК РФ).

Заметим также, что нарушение норм о необходимости получения разрешения организации ничем не грозит — вся полнота ответственности в таком случае лежит на самом совместителе и ответственность носит дисциплинарный характер.

Увольнение

Закончим наше повествование о руководителе вопросами, связанными с его увольнением. Как и обычный сотрудник, руководитель имеет право уволиться по собственному желанию. Заявление об этом он должен направить лицу или органу, к чьей компетенции, согласно уставу организации, отнесено решение вопроса о расторжении трудового договора с руководителем. Исходя из положений статьи 32 Закона об ООО и пункта 8 части 2 статьи 48 Закона об АО, ими могут быть конкретные лица — председатель совета директоров, единственный участник, а могут быть и органы управления — совет директоров, общее собрание участников (акционеров). Эти же лица (органы) подписывают приказ об увольнении.

Руководитель, который является единственным учредителем организации, теоретически тоже может уволиться по собственному желанию. Однако мы советуем в таком случае все же оформлять расторжение договора по соглашению сторон. Это позволит избежать нелогичных и бесполезных действий по предупреждению себя самого о предстоящем увольнении. Приказ об увольнении в таком случае может подписать и сам увольняемый, но этот момент лучше также оговорить в соглашении. Либо можно заранее делегировать подобные полномочия третьим лицам (например, главбуху).

Не забудьте, что в отличие от других сотрудников, руководитель должен предупредить о своем увольнении не позднее, чем за 30 дней (ст. 280 ТК РФ).

* Надо заметить, что суды придерживались такой логики изначально — см., в частности, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 09.11.10 по делу № А45-6721/2010 и Дальневосточного округа от 19.10.10 № Ф03-6886/2010.

Порядок назначения ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Читать еще: Заполняют ли общественные организации отчет о прибыли. Отчеты НКО

Сегодня вы узнаете:

Кому передается кадровое делопроизводство;
Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
Права и обязанности кадровика.

Содержание

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершая назначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

На руководителя организации, например, директора;
На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
Прием на работу нового сотрудника. Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права и обязанности кадровика

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

Скачать акт приема-передачи документов

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Источники:

http://www.profiz.ru/kr/8_2013/oforml_gendir/

http://www.buhonline.ru/pub/beginner/2011/5/4652

http://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/naznachenie-otvetstvennogo-za-vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva/