Знание кадрового делопроизводства. Автоматизация в делопроизводстве

Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот

Действительно, зачастую уже в объявлениях о приеме на работу в качестве одного из требований к кандидату на вакансию специалиста кадрового отдела работодатель прописывает знание одной из систем автоматизации кадрового делопроизводства и/или документооборота. В настоящее время их очень много, они могут быть предназначены и для широкого круга лиц, как очень распространенная программа 1С, позволяющая увязывать воедино процессы, происходящие в отделе кадров, бухгалтерии, службах складского хранения и других подразделениях; и для отдельных сфер деятельности или проведения отдельных операций (например, Парус и т.д.).

Не стоит недооценивать и программы, написанные программистами для различных организаций по их заказу, хотя представляется, что создание, развитие и поддержание подобной программы нерентабельно, обходится гораздо дороже, чем покупка уже существующего, готового продукта, который можно настроить под потребности конкретного клиента.

Преимущества внедрения

Что позволяют нам сделать существующие в настоящее время системы автоматизации делопроизводства и документооборота?

Они решают ряд важных задач: исключают «забывание» отдельных работников, пропуск сроков, нарушение норм Трудового кодекса Российской Федерации, налаживают взаимодействие отдела кадров с иными структурными подразделениями организации. Но главное — это экономия время кадровика и средства работодателя путем:

  • оптимизации программой процессов планирования подбора персонала, контроля за текучестью кадров, наглядного представления процессов в сфере управления персоналом в цифрах, графиках и диаграммах;
  • сохранения в базе установленных законодательством РФ или локальными актами работодателя бланков, заполнение которых происходит автоматически. Работнику отдела кадров остается только правильно ввести в программу сведения о работнике и рабочем месте и распечатать нужный документ;
  • облегчения формирования личных дел работников в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), архивным законодательством, иными нормативными актами;
  • напоминания специалисту по кадрам о приближении определенного срока, с которым ТК РФ или иной нормативно-правовой акт связывает возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей (например, сроки предупреждения о прекращении срочного трудового договора или о предстоящем сокращении, срок ознакомления с приказом о предоставлении отпуска, о применении мер дисциплинарной ответственности, срока утверждения графика отпусков на следующий календарный год и пр.);
  • оптимизации процессов аттестации работников, их обучения и развития;
  • автоматического подсчета количества дней неиспользованного отпуска, среднего заработка за определенный период, размера пособия, данных для заполнения отчетов (средняя и среднесписочная численность работников) и других;
  • автоматического учета рабочего времени на основе введенных графиков работы и приказов об отпуске, о сокращении рабочего времени, предоставлении режима неполного рабочего времени, сведений об оплате листков нетрудоспособности и т.д.;
  • указания на неправильно введенные данные, проведения проверки СНИЛС, ИНН на подлинность;
  • консолидации данных, вводимых различными пользователями и ведения единой, прозрачной для различных связанных между собой подразделений (отдел кадров, бухгалтерия и прочих) базы данных, позволяющей избавиться от передачи документов на бумажных носителях;
  • электронного управления процессами взаимодействия в рамках предприятия, упрощения согласования проектов локальных нормативных актов и иных документов, требующих соблюдения определенных процедур согласования и утверждения в соответствии с требованиями работодателя, последующего хранения электронных документов в базе данных работодателя как в целях обеспечения их сохранности, так и в целях использования их для оптимизации процедур адаптации и обучении персонала, облегчения вхождения в должность и коллектив и многих других.

Недостатки использования и точки развития

К сожалению, автоматизация документооборота и процессов имеет и ряд недостатков. К ним, в частности, относятся различного рода сбои в системе, отставание от быстро изменяющегося законодательства, необходимость наличия в штате компетентного работника или привлечение внешнего специалиста, обновляющего систему, поддерживающего ее в исправном состоянии, настраивающего ее под нужды конкретного хозяйствующего субъекта, обеспечивающего безопасность персональных данных и иной информации, составляющей охраняемую законом тайну.

Читать еще:  Решение системы дробных неравенств с модулем. Решение неравенств с модулями

На практике сложность заключается еще и в том, что данное лицо, имеющее глубокие познания в области автоматизированных систем документооборота и управления, зачастую не обладает соответствующими познаниями в узкоспециализированных сферах трудового права и кадрового документооборота, что вызывает необходимость в участии работника отдела кадров и/или юриста в процессе настройки системы и ее тестировании.

Также комплексные автоматизированные системы кадрового делопроизводства являются довольно дорогими. Конечно, можно воспользоваться свободно распространяемым программным обеспечением, которое позволяет управлять отдельными процессами и процедурами, но в этом случае не будет обеспечена взаимосвязь между отдельными программами, что может повлечь за собой дублирование функций, потерю информации и/или непрерывности процесса.

Конечно, этот перечень достоинств и недостатков не является исчерпывающим, программное обеспечение дорабатывается и развивается с каждым днем, делая работу с кадрами более приятной и эффективной. А время, силы, которые позволяет сэкономить внедрение подобных систем, и отсутствие штрафов за нарушения в трудоправовой сфере более чем оправдывают материальные вложения.

Процесс автоматизации кадрового делопроизводства

Каких бы размеров ни была компания, и какими бы объемами производства ни оперировала, ей не обойтись без кадрового отдела, который обеспечивает организацию сотрудниками необходимого опыта и квалификации. В процессе увеличения предприятия и объема работ, появлению филиалов и дочерних предприятий, деятельность кадровой службы усложняется.

В обязанности отдела кадров входит:

  • Полный цикл работ с сотрудниками, от поиска претендентов до увольнения работников;
  • Внутренний документооборот, ведение отчетностей и т.п.;
  • Формирование и выплата зарплаты сотрудникам;
  • Операции с налоговыми документами;
  • Получение и сопровождение различных заявлений.

Если в штате фирмы находится не больше 10 работников, то все кадровые процессы можно решать самостоятельно, но в организациях, располагающих большим количеством персонала, просто необходимо включить
в процесс автоматизацию кадрового делопроизводства.

С помощью автоматизации кадрового документооборота можно:

  1. Повысить скорость работы.
    Задерживая документы, которые необходимо выдавать работникам, а так же, не обрабатывая поступающее заявления вовремя, специалисты отдела кадров портят общее впечатление о работе организации в целом. Если отдел работает медленно и не справляется с установленным уровнем обязанностей в срок, то не выполненные задачи будут накапливаться и смогут вылиться в значительные неприятности.
  2. Сократить риск появления ошибок.
    Если при большом объеме производства вести документооборот вручную, то обязательно возникнут ошибки. Часто неточности возникают при высчитывании рабочих часов, зарплаты, налогов и пр. Такое некорректное отражение в документах приводит к финансовым убыткам, особенно после введения штрафных санкций контролирующими службами. Улучшить кадровое делопроизводство можно с помощью процесса автоматизации.

Повышаем эффективность перехода

Две самые главные цели, которые выполняет автоматизация кадрового отдела – корректное ведение документооборота и повышение эффективности работы не только кадровиков, но и всей организации.

Помимо этого, автоматизация занимается решением важных задач:

  • Увеличение темпов рутинных операций;
  • Упрощение операций по набору персонала;
  • Оперативный учет и освоение новейших принципов ведения документооборота;
  • Обобщение информационной базы, содержащей все необходимые данные, с возможностью обращения каждого работника к необходимой информации;
  • Внедрение новейшей системы автоматизации с удобным управлением, упрощающим сопровождение документов;
  • Уменьшение временных потерь, происходивших по вине устаревших процессов;
  • Снижение рисков, минимизация различных ошибок бухгалтерского и налогового учета.

Для того чтобы перевести отдел кадров на автоматизированное кадровое делопроизводство, следует знать:

  1. Нужно уменьшить количество лиц, с которыми согласовываются процессы. Идеальная цепочка должна быть выстроена по принципу «сотрудник – персонал кадрового отдела». При особых обстоятельствах возникает необходимость согласовать какие-то операции с начальником отдела кадров или всей организации в целом.
  2. Чтобы избежать постоянных временных затрат, можно сформировать шаблонизацию отчетности. Главное, чтобы шаблоны соответствовали нормативно-правовым актам РФ. Правда, здесь есть свои подводные камни. Главный из них – работникам придется переучиваться для того, чтобы документация составлялась по единому образцу.
  3. Автоматизация способна улучшить кадровое делопроизводство, особенно если её работа будет направлена только в те области компании, где она действительно необходима. Процесс автоматизации будет различен для компаний, обладающих различными объемами производства на рынке товаров и услуг.
Читать еще:  Хирон в астрологии и его положение в знаках зодиака. Наши публикации

Тип системы автоматизации

Выбор системы автоматизации зависит не только от размера организации, но и от поставленных задач, перспектив развития процессов компании и многого другого. Правильно выбранный тип системы автоматизации поможет улучшить кадровое делопроизводство.

Современный рынок предоставляет различные типы систем автоматизации:

  • Узконаправленные кастомные системы. Программы, направленные на конкретные узконаправленные действия.
  • Коробочная продукция. В отличие от кастомных, у коробочных систем довольно расширенные возможности, охватывающие различные области.
  • HRM-модули. Предназначены для задействованных в организации ERP-модулей.
  • Специальные HRM-системы. С помощью данных систем у отдела кадров значительно увеличиваются возможности по формированию документации.
  • BPM-системы. Комплексный подход к автоматизации кадрового делопроизводства и всей организации в целом.

Руководители компании должны понимать, что дальнейшее расширение автоматизации процессов на всю деятельность предприятия может перерасти в комплексный подход и улучшить работу компании по всем направлениям. Главное – осознавать перспективы и выстроить долгосрочную стратегию.

Все статьи по бухгалтерии здесь
Раздел статей: Бухгалтерия
Раздел статей: Кадровое делопроизводство.

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

оформление кадровых приказов;

заполнение трудовых книжек;

ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

Положения об оплате труда;

Правил внутреннего трудового распорядка;

Положения о персонале;

Читать еще:  Почему случаются непробития и рикошеты в World of Tanks.

Положения о премировании и иных поощрениях

Положения о материальной ответственности работников;

Положения о коммерческой тайне;

Положение об отпусках;

Положение о командировках;

Положение о структурных подразделениях;

Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Источники:

http://clubtk.ru/avtomatizatsiya-deloproizvodstva-i-elektronny-dokumentooborot

Процесс автоматизации кадрового делопроизводства

http://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html

Ссылка на основную публикацию
Статьи на тему:

Adblock
detector