Методология управления бизнес-процессами на предприятии.

Библиографическая ссылка на статью:
Селиверстова П.О., Точилкина Т.Е. Методологии управления бизнес-процессами (BPM) // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 12 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/12/6602 (дата обращения: 07.02.2019).

Управление бизнес-процессами является современным процессным подходом, позволяющим организации реализовать с помощью бизнес-процессов стратегию своего бизнеса и повысить общую эффективность работы организации. Управление бизнес-процессами должно быть основано на определенных методологиях. Чаще всего методология, применяемая в конкретной организации, является общепринятой методологией (или совокупностью методологий), настроенной под данную организацию.

Глоссарий BPM определяет методологию BPM как информацию о том, как должен выполняться проект BPMS (Business Process Management Suite) /BPM [1]. Методология BPM включает в себя формальный, полный и зафиксированный в письменном виде перечень взаимосвязанных задач с описанием того, как они должны выполняться, какие данные должны быть собраны и что должно получиться в результате [2].

BPM включается в себя три типа методологий: методологии оценки эффективности бизнес-процессов (БП), методологии трансформации бизнес-процессов и методологии оценки зрелости управления бизнес-процессами (BPM) [3] (см. рис. 1).

Рисунок 1 ― Методологии BPM

Методологии оценки эффективности бизнес-процессов включают следующие четыре составляющие [4]: результат выполнения процесса, затраты ресурсов на его выполнение, время его выполнения и количество дефектов (несоответствий) в продуктах/услугах, полученных в результате выполнения процесса. Например, модель SCOR (Supply Chain Operations Reference, референтная модель цепочек поставок) является примером методологии оценки эффективности бизнес-процессов для цепочек поставок. Данная модель определяет бизнес-процессы, зависимостей между процессами, метрики и передовую практику [5]. Таким образом, SCOR базируется на трех основаниях: моделирование процессов, измерение эффективности и передовой опыт [1].

В результате анализа публикаций по BPM [1, 3, 5, 6, 7, 8] было выявлено, что методологии трансформации бизнес-процессов (Business Process Transformation, BPT) включают в себя методологии совершенствования бизнес-процессов (Business Process Improvement, BPI) и методологии реинжиниринга (Business Process Reengineering, BPR) (см. рис. 2). Вместо трансформации бизнес-процессов (BPT) может быть использовано понятие «оптимизация бизнес-процессов» (Business Process Optimization, BPO). BPT и BPO предполагают непосредственную разработку и реализацию мероприятий по совершенствованию (реорганизации) бизнес-процессов компании [9].

Рисунок 2 ― Методологии трансформации бизнес-процессов

Методологии совершенствования бизнес-процессов (BPI) помогают осуществлять совершенствование бизнес-процессов (BPI). BPI предполагает постепенное улучшение существующих процессов [1, 10]. Улучшение бизнес-процесса может быть выражено в любом усилии изменить процесс. BPI обычно узко сосредотачивается на определенном аспекте процессов и предполагает непрерывное повторение действий по их улучшению на протяжении всего жизненного цикла данных процессов.

К методологиям совершенствования бизнес-процессов можно отнести известные методологии: Шесть сигм (Six Sigma) и всеобщее управление качеством (Total Quality Management, TQM). К методологиям совершенствования бизнес-процессов относится и основанное на системе Тойота (Toyota Production System, TPS) бережливое производство (Lean Production). Много общего с бережливым производством имеет японская производственная концепция Кайдзен, нацеленная на непрерывное улучшение процессов и производство без потерь. Иногда выделяется отдельно Lean Six Sigma ― продукт синтеза методологий Lean и Six Sigma [5]. Так же можно рассматривать стандартизацию, регламентацию бизнес-процессов в качестве совершенствования бизнес-процессов. Во многих случаях результатом описания и оптимизации бизнес-процессов является именно введение регламентов, на основе которых внедряются новые правила осуществления операционной деятельности сотрудниками организации. Чтобы регламенты процессов действительно работали, руководителям всех уровней необходимо постоянно контролировать исполнение требований данных регламентов и организовывать командную работу по оптимизации и последующей стандартизации процессов. Регламенты являются только одной, но достаточно важной частью совершенствования бизнес-процессов.

Бенчмаркинг является одной из методологий совершенствования бизнес-процессов. В рамках этой методологии производится постоянное измерение и сравнение отдельно взятого бизнес-процесса с эталонным процессом организации, выбранной в качестве «ведущей», с целью сбора информации, которая поможет рассматриваемой организации определить цель своего совершенствования и провести конкретные мероприятия по улучшению работы организации [11]. Основными преимуществами этого метода являются быстрое осуществление совершенствования бизнес-процессов, а также относительно небольшие затраты и усилия, затрачиваемые на это [10].

К методологиям совершенствования бизнес-процессов можно отнести также и методологии управления качеством, т.к. в основе современных методологий управления качеством лежит идея о том, что качество продукта (услуги) не может быть достигнуто без обеспечения качества бизнес-процесса, производящего данный продукт [12]. Для управления качеством может быть внедрена система менеджмента качества (СМК). Во многих организациях накопленные годами разными специалистами знания о бизнес-процессах находятся во множестве различных документах, и осуществить управление ими для их идентификации, актуализации, архивирования трудно [13]. Для решения данных проблем внедряется СМК. Однако зачастую после внедрения СМК в компании только растет гора бумажных регламентов, а процессы остаются почти неизменными и недостаточно эффективными [4].

Читать еще: Вязание крючком фриформ модели. Секреты вязания фриформ

СМК в России регламентирована стандартами серии ИСО 9000 [6]. ISO серии 9000 включает в себя стандарты ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, IS 9011 [14]. В [15] приведена схема взаимодействия стандартов ИСО 9000 с другими стандартами, в основном серии ИСО. Помимо стандартов серии ИСО для отдельных областей существуют отраслевые стандарты качества.

Методологии реинжиниринга бизнес-процессов (BPR) предполагают фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенного сокращения затрат, улучшения качества, уровня обслуживания и повышения оперативности в деятельности организации. Данные методологии могут применяться многократно, пока большинство бизнес-процессов в организации не будет перепроектировано полностью [10]. В отличие от BPI, BPR предполагает «революционное» перестроение всех бизнес-процессов, а не пошаговое постепенное изменение отдельно взятых бизнес-процессов [1, 10]. Вместо понятия «реинжиниринга бизнес-процессов» часто используют понятие «реорганизации бизнес-процессов» или «реинжиниринга бизнес-процессов М. Хаммера» [12].

К методологиям реинжиниринга можно отнести методологию перепроектирования бизнес-процессов (Process Redesign, PR). PR предполагает изменение бизнес-процессов для того, чтобы исключить работы, не добавляющие потребительской стоимости путем упрощения, реорганизации или исключения его этапов [7].

Существуют методологии, относящиеся как к совершенствованию бизнес-процессов, так и к реинжинирингу. Важно учитывать существующие бизнес-правила (Busuness Rules Management, BRM) в организации и потребность в обеспечении гибкости данных правил при выстраивании управления бизнес-процессами (BPM). Для каждого бизнес-процесса должны быть четко определены бизнес-правила [16]. BR — механизм описательных правил с функциями логического вывода, который экспортирует правила и политики из процессов и приложений [7]. Данный механизм включает среду редактирования и сервер выполнения. Бизнес-правила могут включать в себя факты, ограничения (должен/не должен, может/не может), условия (если…то), вычисления и выводы. Для формирования бизнес-правил важно начальное определение терминов. Бизнес-правила применяются как при совершенствовании, так и при реинжиниринге бизнес-процессов.

Можно выявить проблемы, определить их источники, но без дальнейших управленческих воздействий невозможно осуществить управление бизнес-процессами (BPM). Управление решениями (Decision Management, DM) обеспечивает реализацию самого важного элемента управления бизнес-процессами (BPM) – принятия решений по конкретным вопросам об определенных бизнес-процессах [7]. Решения принимаются как при совершенствовании, так и при реинжиниринге бизнес-процессов.

Программы повышения результативности (Human Performance Improvement, HPI) – подход к развитию людей с позиций улучшения их бизнес-результативности [7]. В соответствии с HPI-подходом, на результативность работы людей в организации влияют три ключевых фактора: уровень развития умений и навыков, отношение к работе (мотивация, желание карьерного роста, психоэмоциональные характеристики и т.д.) и возможность достичь высоких результатов в рамках существующих бизнес-процессов организации или отсутствие такой возможности (организационные барьеры). Программы повышения результативности могут быть проведены как при совершенствовании, так и при реинжиниринге бизнес-процессов.

Методология непрерывного улучшения бизнес-процессов (Continous process improvement, CPI) является разновидностью методологии совершенствования бизнес-процессов и ориентирована на повышение качества продукции [8]. С другой стороны, CPI – подход к реструктуризации бизнес-процессов, однако, в отличие от традиционного реинжиниринга, CPI поддерживает весь жизненный цикл процесса. Основанный на CPI реинжиниринг, или «эволюционный реинжиниринг», наиболее соответствует философии процессного подхода и воплощается в BPM.

Теория ограничений (Theory of Constraints, TOC) позволяет улучшить процессы в целом, что делает данную методологию схожей с методологией улучшения бизнес-процессов.

Несмотря на имеющиеся различия в данных методологиях, все эти методы управления основаны на процессном подходе [6].

Методологии оценки зрелости управления бизнес-процессами (BPM) позволяют оценить корпоративное управление бизнес-процессами (корпоративное BPM) [2]. Корпоративное BPM предполагает связь результатов управления бизнес-процессами (BPM) с достижением стратегических целей бизнеса.

Важным фактором, влияющим на зрелость бизнес-процессов, является этап развития предприятия. В соответствии с [17] выделяется три этапа развития предприятия (зрелости процессного управления). На первом этапе происходит создание упорядоченной и формализованной системы управления, которая должна быть прозрачна, понятна, и закреплена в нормативных документах. На втором этапе происходит переход с функционального подхода на процессно-ориентированный, осуществляется регламентация бизнес-процессов. Информация о результатах деятельности организации начинает использоваться для управления бизнес-процессами. Заключительный этап предполагает возможность переноса уже формализованных бизнес-процессов на новые подразделения и деятельность филиалов при расширении организации [17]. На данном этапе используются три инструмента:

– модель управления подразделениями (основана на процессном подходе и определяет меру самостоятельности филиалов),

– оптимальная структура подразделений (должна быть адаптивной и отвечать требованиям внешней среды),

Читать еще: Бакалавр является высшим. Что значит магистратура и бакалавриат

– нормативные документы и инструкции, регулирующие работу подразделений (разработаны в центре) [17].

В [18] приведена другая шкала оценки зрелости процессного управления. На первом этапе формируется централизованная система управления. Только имея централизованную систему управления, стоит говорить об управлении процессами [18]. На втором этапе описываются и регламентируются бизнес-процессы, которые сформировались и устойчиво повторяются. Однако управление с помощью описания и регламентации бизнес-процессов эффективно далеко не для каждого вида деятельности. Управление процессами оптимально для организаций с часто повторяющимися, устойчивыми бизнес-процессами, т.е. бизнес-процессами, имеющими не очень значительную продолжительность и часто исполняющимися [18].

В [15] предложена модель для оценки зрелости процессного управления по шестнадцати показателям. Данные показатели могут быть разделены на четыре группы: стратегия управления бизнес-процессами, проектирование процессов, внедрение процессов и контроллинг управления процессами. Каждый показатель оценивается по пятибалльной шкале. Далее строится профиль организации по данным показателям. Может быть построен целевой профиль организации. Совмещение текущего и целевого профиля дает наглядное представление для оценки необходимых изменений в деятельности организации по определенным направлениям.

Существует немало других общеизвестных шкал оценки зрелости BPM: CMMI, Gartner и т.д. Как можно заметить, все методики оценки зрелости процессного управления во многом схожи.

Представленный в статье обзор методологий управления бизнес-процессами (BPM) и их классификация могут способствовать эффективному внедрению BPM в современной организации.

Методология управления бизнес-процессами на предприятии

Для обеспечения эффективной деятельности предприятия необходимо своевременно реструктурировать и совершенствовать существующую систему работы этой организации.

Для этого менеджеры используют управление бизнес-процессами.

Основные понятия и принципы

Управление бизнес-процессами — это система методов, направленных на увеличение эффективности деятельности компании. С его помощью определяется суть этапов производственного цикла, организовывается их выполнение, повышается качество результатов работы.

Основной задачей является приведение предмета управления в соответствие со стратегией фирмы. Все процессы в совокупности и по отдельности должны быть организованы так, чтобы их результаты обеспечивали достижение целей бизнеса.

Управление данными процессами решает ряд задач:

сокращение времени на выполнение работы сотрудниками предприятия, это достигается автоматизацией и составлением алгоритмов для всех процедур;
повышение качества результатов этапов цикла, для этого внедряются системы контроля, обеспечивается прозрачность всех действий внутри процесса;
управление предприятием исходя из его реального положения, при этом учитывается величина затрат на изготовление продукции, размер закупок сырья и прочие моменты;
максимизация эластичности деловых процессов — достигается привлечением участников цикла к модернизации и внедрению новых систем.

Управление осуществляется в несколько этапов:

Составление перечня процессов. Некоторое время все события в фирме регистрируются в информационной системе, фиксируются проходящие документы. Уже через 1-2 недели можно найти повторяющиеся циклы, установить их частоту. На основе этого анализа оптимизируется работа компании.
Описание процессов. На этом этапе формируется база данных, в которой размещается информация о шагах производства. Результаты используются для построения более эффективной системы процессов.
Организация цикла. Для каждого процесса устанавливается свой менеджер, который несёт ответственность за осуществление задач.
Контроль деятельности. Описание производства должно осуществляться с помощью специальных информационных систем. База данных используется менеджерами для проверки полноты выполнения поручений.
Контроль загрузки персонала. Для каждой операции должен быть установлен определённый лимит времени, отведённого на исполнение. На основании анализа реальных данных о скорости работы принимается решение о премировании сотрудников, увеличении штата, наложении штрафов.
Фиксирование затрат. Учёт финансовых расходов на обеспечение функционирования процесса, в том числе выработка и платежи за услуги, ведётся в информационной системе. На основании этих сведений определяется бюджет каждого отдела предприятия, устанавливается стоимость оформления конкретного документа и процесса в целом. Управление должно быть направлено на максимальное снижение затрат.
Исследование причин сбоев. В ходе производственного цикла могут возникать ошибки. Одной из задач процедуры является выявление недочётов в работе организации, поиск источников их образования, оперативное исправление.

После проведения перечисленных мероприятий менеджеры отслеживают результаты. Если действия не принесли должного повышения показателей фирмы, проводится дальнейшая оптимизация.

Подробную информацию о используемых на практике методах вы можете узнать из следующего видео:

Как и от чего осуществляется страхование предпринимательской деятельности — смотрите здесь.

Современные методики

Управление осуществляется с помощью различных подходов. Существует 4 основных метода, которые используются непосредственно для регулирования бизнес-процессов.

Непрерывное совершенствование

Этот подход имеет долгосрочный характер. Его отличает постепенное изменение бизнес-процессов, осуществляемое сначала на низших уровнях и планомерно переходящее в корректировку важнейших этапов цикла компании. Технология непрерывного совершенствования основана на использовании предложений участников производства.

Положительным моментом использования является возможность управления в текущем режиме. При этом нововведения не будут вызывать у сотрудников недовольства.
К отрицательным качествам подхода относится отсутствие оперативности в принятии решений.

Читать еще: Дробная линейная функция на занятиях с репетитором по математике.

Инжиниринг

Этот метод характеризуется построением системы бизнес-процессов, которые направлены на удовлетворение потребностей клиентов, при этом исключается массовое производство. Подход наиболее эффективен в условиях сильной дифференциации спроса и предложения на рынке.

К плюсам использования относится возможность проектирования разных процессов в зависимости от особенностей групп клиентов.
Минусом является трудоёмкость подхода. При этом созданная модель не всегда может быть эффективной.

Реинжиниринг

В основе метода лежит полная перепроектировка существующих процессов с отказом от установленных правил и шаблонов. Реинжиниринг предусматривает кардинальную модернизацию системы предприятия.

К сильным сторонам метода относится резкий скачок эффективности и производительности.
Слабой стороной считается риск неудачи при создании новых процессов, высокая затратность проекта.

Перепроектирование

Отличается концентрационным характером улучшения процессов. Применяется, если работа компании в целом удовлетворительна, но имеется возможность улучшить существующие показатели.

При этом процессы анализируются, устраняются лишние и дублирующие функции, вводятся новые этапы цикла, действия автоматизируются и приводятся к определённым стандартам.

Положительным моментом является совершенствование уже имеющегося процесса.
Минусом считается построение новых функций на основе старой системы, которая может не быть достаточно эффективной.

Рабочие программы

Для управления данными процессами применяются специальные информационные системы. Они представляют собой программы для описания и моделирования этапов цикла компании.

Существует несколько наиболее популярных программных средств:

ARIS Express считается наиболее простой и доступной для использования как специалистами, так и студентами.
Bizagi Process Modeler используется для описания бизнес-процессов, документации. Распространяется свободно.
Business Studio. Использование этого продукта позволит предприятию ускорить формирование новой системы за счёт решения основных задач управления. Доступна бесплатная версия.
AllFusion Process Modeler позволяет выполнять все действия, необходимые для создания наиболее эффективного производственного цикла.
ELMA — программное обеспечение российских разработчиков.

Использование подобных информационных систем обязательно для анализа существующих процессов и формирования новых систем.

Управление бизнес процессами

Управление бизнес процессами (Business Process Management) это систематический подход к управлению, направленный на улучшение деятельности организации и ее процессов. Этот подход дает возможность организации определить свои процессы, организовать их выполнение, а также повысить качество, как результатов процессов, так и порядка исполнения.

Под бизнес процессом понимается набор логически взаимосвязанных действий или задач, исполнение которых приводит к ожидаемому результату. Поэтому, практически все процессы организации можно отнести к бизнес процессам.

Основная цель управления бизнес процессами заключается в приведении процессов в соответствие с целями организации. Каждый процесс должен быть настроен таким образом, чтобы результаты процесса приводили к достижению бизнес целей.

05.12.2019 В раздел “Аккредитация” добавлена информация по управлению рисками и возможностями в лаборатории.

01.10.2019 В раздел “Аккредитация” добавлена информация по комплекту СМК строительной лаборатории.

29.05.2019 В раздел “Аккредитация” добавлена информация по управлению закупками в лаборатории.

Управление бизнес процессами использует следующие подходы:

Комплексная, понятная и документированная стандартизация процессов , включающая в себя создание набора стандартизованных процессов и возможности по их настройки под изменяющиеся условия;
Постоянное улучшение процессов , включающее в себя ежедневный мониторинг, измерение, анализ и изменение процессов;
Применение информационных технологий и программного обеспечения, включающие в себя моделирование бизнес процессов, применение CASE средств, автоматизацию бизнес процессов и их оптимизацию на основе информационных технологий.

Виды бизнес процессов

В зависимости от признака классификации бизнес процессы разделяются по видам. Управление бизнес процессами распространяется на все из них.

Укрупнено, можно выделить три группы бизнес процессов:

Процессы управления. Эти процессы предназначены для планирования, мониторинга и анализа работы. За счет процессов управления можно гарантировать достижение целей производственными и обеспечивающими процессами. Процессы управления не добавляют ценности для конечного потребителя, но они необходимы для результативной и эффективной работы организации. К таким процессам часто относят процессы планирования, постановки целей, мониторинга и измерений, бюджетирования и пр.
Производственные (основные) процессы. За счет этих бизнес процессов организация достигает своих целей. Производственные процессы обеспечивают преобразование продукта или услуги и добавляют ценности для конечного потребителя. К производственным процессам относят процессы проектирования, изготовления, оказания услуг, монтажа и пр.
Обеспечивающие процессы. Эти процессы необходимы для нормального выполнения производственных процессов. Они не приносят добавленной ценности для конечного потребителя, однако без них невозможно достижение целей производственных процессов. К обеспечивающим процессам относят процессы закупок, управления персоналом, управление инфраструктурой и пр.

Источники:

http://ekonomika.snauka.ru/2014/12/6602

http://znaydelo.ru/personal/upravlenie/biznes-processami.html

http://www.kpms.ru/Automatization/BP_Management.htm